Zasady tworzenia prezentacji multimedialnych

Korzystanie podczas wszelkiego rodzaju wystąpień publicznych (wykłady, referaty, szkolenia, lekcje itp.) z materiałów przygotowanych w postaci prezentacji multimedialnych staje się coraz bardziej powszechne. Fakt ten nie powinien dziwić — wystąpienie wsparte hasłowymi slajdami pomaga referującemu w sprawniejszym przedstawieniu danej problematyki i ułatwia odbiór informacji słuchaczom. Wszystko to jednak — pod pewnymi warunkami!

o%20prezentacjach_1

Prezentacja multimedialna, która nie została dobrze przygotowana nie tylko nie spełni swej funkcji, ale wręcz może zniweczyć plany jej autora: słuchacze mało zrozumieją z jego wystąpienie, po którym pozostanie pustka (zamiast gorącej dyskusji), zmęczenie (zamiast entuzjazmu) i poczucie straconego czasu (zamiast czasu owocnego w nową wiedzę, idee i pytania)…

o%20prezentacjach_2

Jak zatem przygotować slajdy, by zachęciły słuchaczy do poświęcenia im uwagi? Jak przygotować treść slajdów, ich zawartość graficzną, aby ich ślady pozostały w pamięci słuchaczy?

Na te i inne pytania postaramy się odpowiedzieć w tej części podręcznika.

Struktura prezentacji

Istota prezentacji multimedialnych (autoprezentacja i prezentacja)

Przygotowując prezentację multimedialną należy, po pierwsze, postawić sobie pytanie o cel — o zadanie jakie prezentacja ta ma spełnić. Przyjmując takie kryterium można zasadniczo wyróżnić dwa rodzaje prezentacji: prezentacja multimedialna, która ma stanowić uzupełnienie referatu (uzupełnienie treści przekazywanych werbalnie przez referującego) oraz autoprezentacja, czyli prezentacja stanowiąca samodzielny referat.

Formą rzadziej spotykaną jest autoprezentacja. Ponieważ ma ona stanowić samodzielne i jedyne źródło informacji dla odbiorców, jej przygotowanie wymaga umiejętnego zawarcia w niej wszelkich treści, które mogą być potrzebne do pełnego zrozumienia przez słuchaczy prezentowanej problematyki. Slajdy takiej prezentacji powinny być skomponowane w sposób przejrzysty i czytelny, w sposób jednoznaczny, nie budzący wątpliwości, np. co do wzajemnych relacji między elementami jednego slajdu bądź informacjami poszczególnych slajdów. Ponadto, informacje zawarte w takiej prezentacji stanowić powinny domkniętą, samowyjaśniającą się całość. Jeśli referujący — zgodnie z ideą tego rodzaju prezentacji — nie dopowiada nic do treści prezentacji, niczego nie wyjaśnia werbalnie musi bardzo starannie dobrać treść slajdów, tak by prezentacja mogła spełnić swoje zadanie i stanowić wystarczające (w sensie maksymalnym) żródło informacji na dany temat.

Ze względu na fakt, że prezentacje multimedialne traktowane są przez ich autorów częściej jako dodatkowe narzędzie przy referowaniu, pozostałe uwagi poświęcimy problematyce związanej z przygotowaniem tego rodzaju prezentacji.

Jakie zadanie spełniać ma prezentacja multimedialna?

Zadaniem prezentacji multimedialnej jest ułatwienie i ulepszenie jakości odbioru słuchaczom oraz ułatwienie i ulepszenie jakości przekazu nadawcy.

Dlaczego jednak „ułatwienie i ulepszenie jakości przekazu” wymieniamy dopiero na drugim miejscu? Przecież biorąc pod uwagę związki przyczynowo-skutkowe należałoby uwzględnić je jako pierwsze (jeśli nie będzie przekazu - nie będzie odbioru). Rzecz można wyjaśnić ogólnie wskazując na fakt, że jeśli prezentacja pomoże obiorcom, to pomoże także nadawcy, natomiast nie zawsze jest tak, że jeśli pomoże nadawcy, to pomoże także odbiorcom.
Dlatego, jako bardziej pierwotne zadanie prezentacji należy rozpatrywać właśnie ułatwienie i ulepszenie jakości odbioru słuchaczom. Przygotowując prezentację jej autor dobrze uczyni, przyjmując jako pytanie kierujące — pytanie: „Jak to powiedzieć, aby słuchacze dobrze to zrozumieli?”.

Z czego w tym kontekście wynika prawidłowość pierwszeństwa odbioru nad przekazem? Łatwo zrozumieć tę zależność jeśli pamięta się o tym, że autor prezentacji przygotowując ją wie, co chce powiedzieć, a zatem: zna zagadnienia, ich problematyka nie jest mu obca, rozumie istotne zależności itd., itp. Gdyby więc chciał pomóc tylko sobie i skomponować slajdy tak, by ułatwić sobie przedstawienie danej treści, wystarczyłyby mu, być może, tylko pojedyncze wyrazy, jakieś notatki, „znaczki”, które dla niego byłyby bardzo cenne, ale które nie miałyby żadnego znaczenia dla odbiorców. W tej sytuacji mogłyby one nie tylko nie pomóc w odbiorze, ale wręcz w nim przeszkodzić.

Jeśli natomiast przygotuje prezentację z myślą o słuchaczach — poszukując odpowiedzi na pytanie „jak to powiedzieć, aby słuchacze dobrze to zrozumieli?”, to prawdopodobnie będzie ona także pomocna dla niego samego. Podczas gdy odbiorcy będą mogli obejrzeć ilustracje, wykresy obrazujące dane zagadnienia, zobaczyć wzory matematyczne, obliczenia, przyjrzeć się różnego rodzaju zapisom, do których odnosi się interpretacja referującego, przeczytać najważniejsze elementy treści wystąpienia, przedstawione w postaci haseł, pojedynczych prostych zdań, uwag skomponowanych punktowo (które pozwalają na sprawniejsze śledzenie zasadniczej idei), przeczytać definicje wprowadzanych terminów (które pomagają w zrozumieniu zasadniczej idei) — nadawca będzie mógł posłużyć się prezentacją, jak dobrą „podporą”. Treści slajdów przypomną mu o zagadnieniach, które należy omówić, definicji nie będzie musiał uczyć się na pamięć — swobodnie odczyta je ze slajdu i skomentuje; układ slajdów pomoże mu w utrzymaniu dyscypliny wystąpienia, w trzymaniu się tematu…

Zatem: jak przygotować prezentację multimedialną, aby spełniła swoje zadania? „Jak to powiedzieć, aby słuchacze dobrze to zrozumieli?”

Rodzaje prezentacji multimedialnych (schemat liniowy i rozgałęziony)

Poza wspomnianymi w poprzedniej części rodzajami prezentacji multimedialnych — autoprezentacji, czyli prezentacji stanowiącej samodzielny wykład oraz prezentacji multimedialnej, stanowiącej dodatkowe narzędzie wykładu — można wyróżnić jeszcze dwa inne rodzaje prezentacji, przyjmując za kryterium strukturę prezentacji.

Biorąc pod uwagę tę cechę wskazać można na prezentację liniową oraz prezentację rozgałęzioną.

Prezentacja liniowa to taka, w której układ slajdów następujących po sobie jest ściśle określony. Przebieg prezentacji opiera się na następstwie slajdów, które tworzą prosty schemat najczęściej o budowie A-1-A-2-A-3-A-4, gdzie A oznacza slajd przedstawiający listę omawianych zagadnień, natomiast 1, 2, 3, 4… slajdy z kolejnymi zagadnieniami. Powrót do slajdu A, po omówieniu każdego zagadnienia, pozwala odbiorcy odświeżyć sobie porządek zagadnień. Zapoznawszy się bliżej z tematyką poszczególnych slajdów może systematycznie porządkować sobie dane zagadnienia i umiejscawiać je w szerszym kontekście - pośród pozostałych problemów, o których przypomina zawartość slajdu A.

Prezentacja rozgałęziona jest prezentacją o luźnej strukturze, pozwala ona na swobodne przechodzenie między poszczególnymi slajdami, które mogą być związane z sobą w różny sposób. Jej przygotowanie wydaje się trudniejsze, wymaga bowiem takiego układu treści, który — z jednej strony — pozwoli na zachowanie i wskazanie związków między poszczególnymi slajdami, natomiast — z drugiej strony — nie będzie determinował kolejności wyświetlania poszczególnych slajdów. Wymaga on od autora pewnych zdolności improwizacyjnych, ale pozwala także np. na pominięcie niektórych treści (np. w sytuacji, gdy referujący uzna je za zbędne lub w przypadku braku czasu na ich omówienie), powrót do informacji wcześniej skomentowanych, itp. W porównaniu ze schematem struktury liniowej — prezentacja multimedialna o strukturze rozgałęzionej może zostać opisana schematycznie, jako, np.: A, 1, 2, 3, A, 2a, 3a, 4, 3, 1a, gdzie A oznacza slajd przedstawiający listę omawianych zagadnień, slajdy 1, 2, 3, 4 wprowadzenie do poszczególnych zagadnień, 1a, 2a, 3a, 4a… zamknięcie poszczególnych zagadnień.
Pamiętać jednak należy, że schemat ten jest tylko przykładem - ilość slajdów poświęconych jednemu zagadnieniu może być większa (np. 1a, 1b, 1c…) lub mniejsza, podobnie — co zostało już powiedziane — inna może być kolejność ich prezentacji.

Architektura i zawartość slajdów

Funkcjonalność i estetyka (co ma prezentacja wspólnego z ekologią?)

W tej części przedstawimy ogólne, techniczne informacje, dotyczące kompozycji slajdów prezentacji multimedialnych.

Na zawartość informacyjną wybranego slajdu składa się zarówno treść (zawartość treściowa) jak i obiekty graficzne (zawartość graficzna: zdjęcia, rysunki, schematy, wykresy itp.).

„Pojemność” slajdu

Zawartość informacyjna wybranego slajdu — a zatem ilość treści lub obiektów graficznych albo zawartość treściowa i graficzna — powinna zostać skomponowana (i ograniczona) w taki sposób, aby odbiorca mógł w czasie 15 sekund dokonać jej wstępnego oglądu, pozwalającego mu na ogólne zorientowanie się w zawartości slajdu. To krótkie zetknięcie się z wyświetlonymi danymi ma decydujące znaczenie dla dalszego losu prezentowanej problematyki: odbiorca albo poświęci jej uwagę, albo nie.

o%20prezentacjach_3

Tekst na slajdzie

Ilość tekstu prezentowanego na pojedynczym slajdzie powinna mieścić się w 8—10 linijkach, natomiast liczba obiektów graficznych (zdjęć, rysunków, schematów, wykresów itp.) — nie powinna przekraczać 6 takich elementów.

Tekst powinien zostać zapisany przy użyciu czcionki o dość dużych rozmiarach, np. 24 pkt., co pomaga w percepcji. Zastosowana czcionka powinna być prosta, raczej pozbawiona ozdobników. Do najczęściej używanych i uznawanych za najbardziej czytelne należą popularne czcionki Arial (czcionka bezszeryfowa) oraz Times New Roman (klasyczna czcionka szeryfowa z niedużą ilością elementów zdobiących). Należy także zachować umiar w stosowaniu różnych czcionek w jednym tekście.

W sytuacji, gdy nastąpi potrzeba zawarcia na jednym slajdzie większej ilości tekstu (trzeba jednak podkreślić, że nie jest to korzystne rozwiązanie) — należy pamiętać o podziale tekstu na akapity. Zaleca się także wyrównanie tekstu do lewej strony lub, ewentualnie — obustronne wyjustowanie go. Powinno się natomiast unikać wyrównywania tekstu do prawej strony — taki zapis jest mniej czytelny i wymaga od odbiorcy poświęcenia większej uwagi do zlokalizowania miejsca — za każdym razem innego — w którym rozpoczyna się kolejna linijka tekstu.

Tekst a grafika

Relacja między tekstem a obiektami graficznymi, współwystępującymi na danym slajdzie zależy od tego, na co autor prezentacji chce położyć nacisk. Pamiętając o kierunku dokonywanej analizy informacji — od lewej do prawej strony — najbliżej lewej strony slajdu należy umieszczać te elementy, które są ważniejsze. Jeśli większe znaczenie w danym kontekście ma ilustracja niż tekst — ilustracja powinna znaleźć się po lewej stronie, natomiast zawartość treściowa — po prawej stronie slajdu. Jeśli zaś istotniejsza rola przypada treści — należy umieścić ją na początku a dopiero później ilustrację. Uwagi te mogą nie dotyczyć wykorzystywanych w prezentacji multimedialnej zdjęć, które „mówią same za siebie”, nie potrzebują komentarza.

Kolorystyka

Stosowana w prezentacji kolorystyka zależna jest w pewnym stopniu od charakteru przekazywanych informacji. Chcąc uwydatnić to co ważne, „zaalarmować” odbiorcę i skupić jego uwagę na danym aspekcie, warto stosować ciepłe kolory: czerwony, pomarańczowy, żółty. Natomiast dla przedstawienia informacji o charakterze neutralnym — najlepiej wybierać zimne kolory: czarny, granatowy, szary, zielony. Jak zauważa dr Tomasz Kautz: „inspiracji do takiego postępowania dostarcza nam natura. Nie przypadkowo zwierzęta i rośliny, których spożycie grozi śmiercią lub są niesmaczne – wybarwione są alarmowo w kolorach ciepłych. Kolory zimne natomiast, dominujące w naszym klimacie, stanowią barwy lasu, łąki, nieba, morza – obiektów traktowanych przez nas, z racji ich powszechności i rozmiarów, jak tło”1.

Dla ułatwienia odbioru lepiej ograniczyć ilość stosowanych barw czcionek i obiektów graficznych na danym slajdzie. Gama barw wybranego ekranu powinna zamykać się w czterech kolorach. Wprowadzenie większej liczby kolorów zwykle ogranicza percepcję.

Dla lepszej czytelności tekstu można nieznacznie zróżnicować kolorystykę poszczególnych jego fragmentów, stosując np. na przemian dwa lub trzy odcienie wybranej barwy (np. zielonej, niebieskiej) lub zapisując kolejne akapity przy użyciu różnych odcieni danego koloru.

Mając na uwadze kolorystykę slajdu należy pamiętać o tym, by zawartość treściowa i graficzna zostały dobrze skontrastowane z zastosowanym tłem. Chcąc uzyskać większą wyrazistość treści slajdu można posłużyć się inwersją kolorów liter i tła — zamiast „czarno na białym” przedstawić informacje „biało na czarnym”.

o%20prezentacjach_6

rys. Zespół Nauczycieli Doradców

Zawartość graficzna (jak prezentować i nie zniechęcić?)

Obok treści prezentacji multimedialnych ważnym ich elementem — który nie tylko może pomóc odbiorcom w zrozumieniu prezentowanych informacji, ale który może także ubogacić prezentację i odbiór uczynić przyjemniejszym — jest zawartość graficzna prezentacji. Odpowiedni układ elementów graficznych, dobór kolorystyki i umiejętne skomponowanie ich z treścią informacyjną mogą bardzo pomóc prezentacji w spełnieniu zadania, jakie jej stawiamy.

Elementy graficzne (zdjęcia, rysunki, wykresy) powinny być (podobnie, jak stosowana czcionka) możliwie proste — zawierać tylko najważniejsze informacje. Ważne jest także, aby ich rozmiar był stosunkowo duży, co zapewni lepszą czytelność. Na poprawę czytelności wpływa także regularne rozmieszczenie elementów graficznych (rozmieszczenie nieregularne robi wrażenie bałaganu i utrudnia odbiór informacji), a zatem ułożenie ich w rzędach lub kolumnach.

o%20prezentacjach_4

rys. Zespół Nauczycieli Doradców

Należy pamiętać, że w sytuacji gdy informacje prezentowane w formie graficznej są ważniejsze niż treść tekstu — zawartość graficzna powinna poprzedzać tekst, to znaczy znajdować się z lewej strony slajdu (a tekst — z prawej strony).

o%20prezentacjach_5

rys. Zespół Nauczycieli Doradców

Zawartość treściowa (jak prezentować i nie zanudzić?)

Omawiając problematykę zawartości treściowej, graficznej oraz funkcjonalności i estetyki slajdów będziemy mieć na uwadze prezentację multimedialną, która nie stanowi samodzielnego wykładu, a jedynie jego dodatkowy element. W takiej perspektywie staje się jasne, że prezentowana, wybrana treść i sposób, w jaki zostanie sformułowana, to bardzo ważne czynniki, wpływające na jakość prezentacji.

Charakter informacji na slajdach

Informacje, które przedstawiane są na poszczególnych slajdach powinny zostać starannie dobrane i mieć charakter encyklopedyczny. W praktyce oznacza to, że treść prezentacji ogranicza się do tych wiadomości, które mogą być ważne z punktu widzenia słuchaczy, pomocne w zrozumieniu czy usystematyzowaniu sobie omawianych problemów. Ważne jest więc, aby unaocznić odbiorcom istotne pojęcia, definicje stosowanych terminów, treść głoszonych twierdzeń itp. Należy przy tym pamiętać, że wybrane, prezentowane informacje powinny stanowić jedynie ilustrację tego, co prezentowane jest werbalnie, ale jednak ilustrację na tyle „nasyconą”, by odbiorcy byli w stanie, w oparciu o wyświetlane dane, sporządzić np. spójną i wartościową notatkę z wykładu.

Forma

Ze względu na esencjonalność treści zawartej w prezentacji — treści stanowiącej kwintesencję referatu wygłaszanego werbalnie — ważny jest dobór formy, w jakiej treść ta zostanie zaprezentowana. Najlepiej unikać w prezentacji formy tekstu ciągłego. Informacje wyświetlane najkorzystniej ujmować w prostych, pojedynczych zdaniach, wypunktowywać je czy wyliczać — numerując je. Takie ujęcie przekazywanych wiadomości pozwala odbiorcom na szybsze i łatwiejsze zorientowanie się w istocie danej kwestii. Ich uwaga nie jest zaprzątnięta, np. analizą kolejnych fragmentów zdania podrzędnie złożonego i interpretacją związków zachodzących między poszczególnymi zdaniami pojedynczymi, które składają się na całość. Warto wykorzystywać także inne sposoby komponowania informacji, np. rozmieszczając dane w tabelce, czy prezentując je za pomocą grafu.

Mając na uwadze esencjonalność treści prezentacji należy cytowane fragmenty ograniczać do minimum, pamiętając jednak zawsze o podaniu źródła, z którego cytat został zaczerpnięty.

Ważne elementy prezentacji

  1. Slajd tytułowy otwierający prezentację — powinien zawierać jej tytuł oraz krótką „notkę o autorze” (imię nazwisko, uczelnia lub jednostka naukowa). Można zawrzeć także czas i miejsce docelowego przedstawienia prezentacji, np. w przypadku prezentacji przygotowywanych na określoną konferencję — tytuł, data i miejsce konferencji.
  2. Po slajdzie tytułowym należy umieścić slajd z planem wystąpienia, który pozwoli odbiorcom zaznajomić się ogólnie z tym, co będzie się działo, czego tematyka będzie dotyczyć. Plan nie powinien być zbyt szczegółowy, aby już na wstępie nie zniechęcić słuchacza — dobrze skonstruowany plan, przedstawiony na początku prezentacji powinien wzbudzić zainteresowanie treścią.
  3. Korzystne jest także przygotowanie slajdu podsumowującego wystąpienie, a więc zawierającego wnioski i wskazującego np. na kolejne problemy i pytania, które — w perspektywie prezentacji — warto postawić. Taki podsumowujący slajd stanowić może zarówno pełne i porządkujące domknięcie całości prezentacji, które wydobędzie explicite jej ważne stwierdzenia, a z drugiej strony — może okazać się bardzo dobrą inspiracją do dyskusji słuchaczy z prelegentem.
  4. Istotne jest przygotowanie slajdu z bibliografią wykorzystaną do przygotowania wystąpienia (zestawiamy ją jak typową bibliografię pracy).
  5. Slajd zamykający — podziękowanie słuchaczom za uwagę.

Oprogramowanie

Do przygotowania prezentacji polecamy darmowy pakiet biurowy Open Office, który z punktu widzenia użytkownika posiada te same cechy co pakiet Microsoft Office 2003(XP). Oprogramowanie to jest darmowe dzięki społecznej pracy wielu dobrych programistów. W niektórych rozwiązaniach oprogramowanie to przewyższa nawet wspomniany produkt Microsoftu, szczególnie dobrze sprawdza się przy większych projektach.

Pobieranie

Program można pobrać za darmo tutaj.

Kompatybilność

Aby prezentacja dawała się odczytać na prawie każdym komputerze należy zapisać ją w formacie Power Point 2003 (PPT).
W tym celu należy:

  • W menu Plik (File) wybrać polecenie Zapisz jako… (Save as…).
  • Pojawi się okno dialogowe, w którym można wybrać odpowiedni format z listy rozwijalnej (Microsoft PowerPoint 97/2000/XP).

Praca z najnowszą wersją PowerPoint

Należy zapisywać prezentacje w formacie PPT. Procedura zachowania kompatybilności jak wyżej.

Literatura

  1. Tomasz Kautz, Zasady tworzenia prezentacji multimedialnych, Instytut Nauk Społecznych, Akademia Marynarki Wojennej, Gdynia 2006 (plik PDF).
  2. Porady - jak stworzyć prezentację i jak się do niej przygotować.
  3. Warsztat: jak przygotować prezentację na konferencję naukową? (Historia i Media) - interesujące uzupełnienie.